Aramis

Conduire une réunion

Description du contexte

Maîtriser la conduite de réunion dans le milieu professionnel

Objectifs de la formation

  • Savoir définir l’objectif et le format de la réunion
  • Connaître la cartographie des réunions
  • Préparer et organiser la réunion : méthodologie
  • Appréhender respectivement les fonctions de l’animateur et celles des participants
  • Animer, aider, gérer l’auditoire
  • Faire adhérer, faire travailler, rendre autonome
  • Contrôler l’atteinte des objectifs et gérer l’après-réunion

Programme de la formation

1. Décider de faire et préparer une réunion

  • Choisir de faire une réunion :
                    - Vérifier la cohérence et la pertinence
                   - Définir l’objectif précis
                   - Choisir une réunion pour : résoudre un problème, négocier, lancer un nouveau service, sensibiliser et former les collaborateurs, informer….
  • Choisir le type de réunion : la cartographie des réunions :
                   - Définir la réunion en fonction des flux d’informations
                   - Réunion en présentiel ou à distance
                   - La réunion « conférence » ou « minute »
                   - Les avantages et caractéristiques des réunions en présentiel
                   - Innover la méthode et les outils
                   - Rechercher les appuis et supports utiles
                   - Savoir utiliser les outils de communication
  • Préparer la réunion :
                   - Construire son intervention = le fond
                   - Structurer son intervention
                   - Organiser la réunion = la forme
                   - Contrôler que tout est prêt
                   - Se préparer mentalement, anticiper les situations de stress
  

2. Animer et rendre son intervention vivante

  • Animer :
                   - Rôle et comportement de l’animateur
                   - Présentation, annonce du cadre et de la méthode d’échange
                   - Être à l’écoute, canaliser son émotivité
                   - Maîtriser son regard, sa posture, sa respiration
                   - Être entendu, écouté, compris
                   - Valoriser et provoquer la prise de parole, la participation, apprendre à être directif sur la forme
  • Gérer le temps de la réunion :
                   - Donner du rythme à son intervention tout en veillant à respecter le timing
                   - Canaliser les bavards, gérer les hors sujets
  • Gérer le groupe :
                   - Adapter les règles de communication aux situations de groupe et réactions de groupes
                   - Les profils des participants
                   - Impliquer et responsabiliser
                   - Prendre une décision en groupe
  • Agir en situation délicate, difficile
                   - Prendre la parole en climat tendu
                   - Savoir agir lorsque les participants sont négatifs ou taiseux
                   - Réagir face à des oppositions entre les membres de la réunion
                   - Agir en situation de contestation ou d’opposition
  • Utiliser à bon escient les supports et outils de l’animation :
                   - Quoi, quand, comment
                   - Les appuis utiles pour renforcer les messages
 

3. Gérer l’après-réunion

  • Établir le compte rendu
  • Mesurer l’avant/l’après de la réunion
  • Exploiter les résultats obtenus (établir un plan d’action)
  • Présenter un relevé de décisions
  • Organiser la circulation et la transmission des informations
  • Analyser son action et rendre compte du suivi

Points forts

  • La formation allie théorie et pratique pour des mises en situation et des échanges constructifs entre stagiaires et formateur.
     
  • Le stagiaire repart de la formation avec un livret de formation, véritable guide opérationnel, qui reprend les points clefs du stage, ainsi que des fiches ou ls et des fiches mnémotechniques.
     
  • Groupe de participants réduit.
     
  • Une hotline disponible durant 1 mois à l’issue de la formation, afin que nos formateurs puissent répondre aux questions des participants !

Public

  • Tout public.
Modalités d'évaluation
  • En début de formation, des objectifs de progrès sont formulés par les participants, et repris en fin de formation pour évaluation.
    Ceci peut se faire de plusieurs manières selon le contenu de la formation suivie : quiz, exercices pratiques, mises en situation et jeux de rôles...
     
  • Une évaluation de la satisfaction des stagiaires est également menée à chaud. Elle peut se faire, selon la formation, soit sur papier, soit par voie numérique.
Conditions d’accueil
  • Toutes nos salles sont ergonomiques et adaptées à l’accueil du public
  • Elles sont également accessibles aux personnes handicapées
  • Collation et café sont offerts aux stagiaires et aux formateurs

Financement

  • Des dispositifs d’aide au financement sont mobilisables selon la situation professionnelle des candidats.
    Nous consulter.

Prix de la formation

Inter : 600 € HT / participant

Intra :
  • locaux clients : 1 960 € HT / groupe 
  • locaux Aramis : 2 200 € HT / groupe

1 journée de formation = 7h
Nombre de participants par formation : entre 4 et 10
Méthodes pédagogiques
  • La formation est essentiellement axée sur des séquences d’entraînement filmées et commentées
  • Alternance d’échanges, de brainstormings, de mises en situation, de travaux de groupes
  • Élaboration d’un relevé de décision et d’un plan de diffusion de l’information à l’issue de la réunion
  • Identification des axes de progrès de chaque participant
  • Remise de grilles d’évaluation sur fiches destinées à continuer l’entrainement après la formation
  • Nos formateurs sont des professionnels et/ou des experts dans leur domaine : ils utilisent des méthodes et outils appropriés aux formations professionnelles continues, et adaptent leur pédagogie au public accueilli. Pour ce faire, ils utilisent le vécu des participants et les échanges sur leurs expériences
  • Synthèse à la fin de chaque journée avec expression des participants
Prérequis
  • Aucun prérequis n’est nécessaire pour suivre cette formation.

Efficacité professionnelle

Infos
Référence : EP013
Durée : 14h
Votre formateur
Cédric Delaye
Formateur expert dans les domaines suivants :
  • Gestion de projets
  • Management d'équipe
  • Relation client
  • Outils de performance et créativité
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