Dynamiser ses réunions

Intégrer le rôle d'animateur pour gérer sa réunion, de sa planification au contrôle de l'atteinte de ses objectifs

• Savoir définir l'objectif et le format de la réunion
• Connaître la cartographie des réunions
• Préparer et organiser la réunion : méthodologie
• Appréhender respectivement les fonctions de l’animateur et celles des participants
• Animer - aider - gérer l’auditoire
• Faire adhérer - faire travailler - rendre autonome
• Contrôler l’atteinte des objectifs et gérer « l’après réunion »

1. Pourquoi faire une réunion

• Vérifier la cohérence et la pertinence de la réunion
• Définir l’objectif précis en fonction des messages à faire passer, des problèmes posés...
• Les raisons d’organiser une réunion

2. La cartographie des réunions

• Réunion formelle ou informelle
• Réunion en présentiel ou à distance
• Réunion conférence ou minute
• Avantages et caractéristiques des réunions en présentiel
• Innover la méthode et les outils de réunion en optimisant le mode synchrone : focus groupes, audio et visio-conférences, réunions minutes, web conférence, plateformes virtuelles de réunion, outils de communication innovants
• Classification d’une réunion en fonction du degré d’échanges souhaité
• Déterminer quels outils en fonction de l’action : matériel, supports
• Rechercher les appuis et supports utiles
• Savoir utiliser les outils de communication : utiliser les supports et documents visuels opportuns

3. Préparer la réunion

• Le fond : déterminer le déroulement, la gestion du temps, structurer son intervention (accueil, déroulé, action, conclusion)
• La forme : date, heure, lieu, outils, supports,...
• Contrôler que tout soit prêt
• Se préparer mentalement, anticiper les situations de stress

4. Animer et rendre son intervention vivante

• Rôle et comportement de l’animateur
• Présentation, annonce du cadre et de la méthode d’échange
• Être à l’écoute
• Canaliser son émotivité
• Maîtriser sa posture
• Être entendu, écouté, compris
• Gérer le temps de la réunion

5. Gérer le groupe

• Adapter les règles de communication aux situations de groupe
• Les profils des participants, comprendre les réactions d’un groupe
• Notions d’interactions et de cadre de référence
• Impliquer, responsabiliser les participants
• Prendre une décision en groupe
• Pousser le groupe à l’autonomie
• Valoriser les échanges et décisions consensuelles

6. Agir en situation délicate, difficile

• Prendre la parole en climat tendu
• Agir face à des participants négatifs ou taiseux
• Réagir face à l’opposition entre les membres du groupe

7. Utiliser les supports et outils de l’animation à bon escient

• Quand, comment utiliser les supports d’animation
• Les appuis utiles pour renforcer ses messages

8. Gérer « l’après réunion »

• Établir le compte rendu
• Mesurer l’avant/l’après de la réunion
• Exploiter les résultats obtenus (établir un tableau de plan d’action : qui, quand, quoi,…)
• Présenter un relevé de décisions
• Organiser la circulation des informations
• Analyser son action, rendre compte du suivi

• La formation allie théorie et pratique pour des mises en situation et des échanges constructifs entre stagiaires et formateur.

• Le stagiaire repart de la formation avec un livret de formation, véritable guide opérationnel, qui reprend les points clés du stage.

• Entrainement à partir des situations professionnelles des participants.

• Une hotline disponible durant 1 mois à l’issue de la formation, afin que nos formateurs puissent répondre aux questions des participants !

• Managers, cadres ayant des responsabilités au sein d’une équipe.
  
   

• En début de formation, des objectifs de progrès sont formulés par les participants, et repris en fin de formation pour évaluation.
• Évaluation des acquis : Selon le contenu de la formation suivie : quiz, exercices pratiques, mises en situation et jeux de rôles....soit sur papier, soit par voie numérique.
• Évaluation de la satisfaction : À chaud, à l'issue du stage soit sur papier, soit par voie numérique.

• Toutes nos salles sont ergonomiques et adaptées à l’accueil du public
• Elles sont également accessibles aux personnes en situation de handicap. Dans ce cas nous contacter
• Collation et café offerts 

• Participation interactive qui implique tous les participants avec retours sur expériences
• Alternance de travaux en groupes et individuels, exercices, mises en situation et débriefing, utilisation d’outils de théâtre
• Création d’une boîte à outils (méthodes et techniques en communication maîtrisée), et remise de grilles d’évaluation sur fiches pour continuer l’entraînement après la formation
• Simulations et mises en situation sur cas concrets filmés et commentés
• Nos formateurs sont des professionnels et/ou des experts dans leur domaine : ils utilisent des méthodes et outils appropriés aux formations professionnelles continues, et adaptent leur pédagogie au public accueilli. Pour ce faire, ils utilisent le vécu des participants et les échanges sur leurs expériences.
• Synthèse à la fin de chaque journée avec expression des participants.