Optimiser sa gestion du temps et celle de son équipe

Planifier et prioriser pour mieux gérer, et savoir s'adapter aux imprévus

• Prendre conscience de sa relation au temps
• Évaluer sa gestion du temps et identifier ses axes de progrès
• Acquérir et utiliser les principaux outils organisationnels et de gestion de l’information
• Gérer et organiser ses différents modes de communication
• Atténuer l’impact des autres par une communication adaptée
• Savoir organiser son temps en fonction de ses tâches prioritaires
• Savoir anticiper et planifier ses activités pour maîtriser son temps et éviter de faire des erreurs liées au travail en urgence
• Savoir ajuster l’activité de son équipe aux priorités
• Adopter de nouveaux comportements et mettre en œuvre son plan personnel de gestion du temps

Gérer son temps : les grands principes

1. Le temps

• La notion du temps dans la société actuelle
• Analyser l’utilisation de son temps de travail
• Connaître son mode de fonctionnement
• Evaluer ses marges de manœuvre
• Prendre en compte la dimension collective du temps

2. Les ressources positives

• Respecter l’équilibre des 3 vies
• Définir les impératifs physiques et personnels
• Être conscient de ses niveaux d’efficacité optimaux

3. Optimiser les outils organisationnels et de gestion de l’information

• Comment anticiper
• Les règles et outils de la gestion du temps : système PODAC
• Les méthodes d’organisation, organiser son bureau physique et informatique
• Tirer profit des nouveaux outils informatiques
• Savoir s’appuyer sur des outils classiques

4. Gérer et organiser les modes de communication

• Les e-mails : réduire, classer, purger
• Optimiser l’utilisation du téléphone
• Choisir entre communication individuelle/en groupe
• Tirer partie de l’intranet

5. Utiliser une communication adaptée pour atténuer l’impact des autres

• Gérer les interruptions
• S’imposer avec calme et politesse, s’affirmer
• Être assertif
• Prendre du recul, faire des choix, maintenir ses décisions

Planifier les activités en fonction des priorités

6. Identifier et gérer les priorités

• Connaître ses priorités professionnelles
• Faire l’inventaire des actions à mener pour atteindre ses objectifs
• Recenser les activités que seul le manager peut réaliser, et les conséquences fâcheuses si elles ne sont pas réalisées
• Les priorités d’actions, contrôler et gérer les échéances

7. Maîtriser son temps, planifier ses activités

• Distinguer la planification stratégique et opérationnelle des actions
• Faire la liste de ses activités (to-do lists efficaces)
• Classer les tâches par catégories
• Simplifier les tâches
• Savoir estimer le temps pour une tâche donnée, réserver le temps nécessaire et le meilleur moment
• Anticiper, planifier, programmer
• Réserver du temps pour les impondérables

8. Surmonter la procrastination

• Identifier la source de l’inaction
• Combattre le piège des échéances

9. Adopter de nouveaux comportements

• Repérer ce qui nuit à l’organisation
• Concilier disponibilité à soi et entourage professionnel
• Stratégie personnelle de changement
• Développer sa créativité

10. Mettre en œuvre son plan d’actions personnel de gestion du temps

• Tenir compte du contexte professionnel
• Situer ses axes d’amélioration
• Se gérer dans le temps, orchestrer le moyen et le long terme
• Élaborer son plan d’action

• La formation allie théorie et pratique pour des mises en situation et des échanges constructifs entre stagiaires et formateur.

• Le stagiaire repart de la formation avec un livret de formation, véritable guide opérationnel, qui reprend les points clés du stage.

• Entrainement à partir des situations professionnelles des participants.

• Une hotline disponible durant 1 mois à l’issue de la formation, afin que nos formateurs puissent répondre aux questions des participants !

• Managers, cadres ayant des responsabilités au sein d’une équipe.
  
   

• En début de formation, des objectifs de progrès sont formulés par les participants, et repris en fin de formation pour évaluation.
• Évaluation des acquis : Selon le contenu de la formation suivie : quiz, exercices pratiques, mises en situation et jeux de rôles....soit sur papier, soit par voie numérique.
• Évaluation de la satisfaction : À chaud, à l'issue du stage soit sur papier, soit par voie numérique.

• Toutes nos salles sont ergonomiques et adaptées à l’accueil du public
• Elles sont également accessibles aux personnes en situation de handicap. Dans ce cas nous contacter
• Collation et café offerts 

• Auto diagnostic de la gestion du temps des stagiaires, de leurs méthodes de fonctionnement
• Méthodes pédagogiques actives, dynamiques qui rendent les participants acteurs de leur progression : échanges d’expériences, brainstorming, auto diagnostic des méthodes de fonctionnement actuelles, élaboration et utilisation de grilles de mesure de l’activité, exercices à partir d’études de cas, apports par le formateur de points clés, rappel des techniques à utiliser, création d’outils qui serviront l’accomplissement des missions des stagiaires et la formalisation de leurs pratiques
• Élaboration d’un plan d’action organisationnel
• Nos formateurs sont des professionnels et/ou des experts dans leur domaine : ils utilisent des méthodes et outils appropriés aux formations professionnelles continues, et adaptent leur pédagogie au public accueilli. Pour ce faire, ils utilisent le vécu des participants et les échanges sur leurs expériences
• Synthèse à la fin de chaque journée avec expression des participants