Optimiser sa gestion du temps (managers)

Comment optimiser son temps

1 journée de formation = 7h
Nombre de participants par formation : entre 4 et 10

Prendre conscience de sa relation au temps
Evaluer et utiliser ses ressources positives
Adopter de nouveaux comportements
Gérer et organiser ses différents modes de communication, atténuer l’impact des autres
Surmonter la procrastination
Abaisser son niveau de stress
Trouver le juste équilibre entre temps personnel et temps pour l’équipe
Identifier et gérer les priorités (les siennes et celles de l’équipe), les situations d’urgence
Savoir anticiper l’utilisation des principaux outils organisationnels et de gestion de l’information
Déléguer pour retrouver du temps
Élaborer son plan d’action de gestion du temps

1. Identifier sa relation au temps

• La notion de temps aujourd’hui
• Analyser l’utilisation de son temps
• Connaître son mode d’organisation
• Évaluer ses marges de manœuvre
• Prendre en compte la dimension collective du temps
• Respecter l’équilibre des 3 vies (physique, personnelle et professionnelle)
• Définir ses impératifs
• Prendre conscience de son niveau d’efficacité maximal

 

2. Construire son plan d’action de gestion du temps

• Adopter de nouveaux comportements :  définir la finalité de chaque engagement, mettre en place une stratégie personnelle de changement, développer sa créativité pour trouver de nouvelles manières de s’organiser
• S’organiser en fonction des modes de communication : sortir du flux infernal des e-mails, enregistrer les actions dans une liste de tâches,  optimiser l’utilisation du téléphone, savoir choisir entre entretien/réunion, tirer parti de l’intranet
• Surmonter la procrastination : identifier la source de l’inaction, combattre les pièges des échéances...
• Abaisser son niveau de stress : utiliser l’énergie du stress de façon optimale, différencier bon et mauvais stress pour éviter la démotivation
• Construire son plan d’action : tenir compte de son contexte professionnel et de ses rôles pour mieux utiliser son temps, situer ses axes d’amélioration, orchestrer le moyen et le long terme, élaborer son plan d’action

 

3. Anticiper et planifier les activités

• Faire l’inventaire des actions à mener pour atteindre ses objectifs
• Définir et hiérarchiser les actions en fonction de leur priorité
• Définir les situations d’urgence et leur impact
• L’urgence imprévisible, l’urgence prévisible
• La mesure d’un risque
• Contrôler et gérer le respect des échéances
• Planifications stratégique et opérationnelle
• Faire des to-do lists efficaces
• Classer les tâches par catégories
• Simplifier les tâches et estimer le temps imparti
• Réserver le temps nécessaire à sa réalisation
• Anticiper les évènement, élaborer un rétro-planning
• Transformer un e-mail en tâche
• Programmer une tâche périodique pour ne rien oublier
• Réserver du temps pour les impondérables

 

4. Optimiser les outils organisationnels

• Système PODAC, les 5S
• Organiser son bureau physique et numérique
• Tirer profit de chaque outil
• Savoir s’appuyer sur des outils classiques

 

5. Déléguer pour maîtriser son temps

• Considérer la délégation comme un outil de gestion du temps
• Identifier, définir et gérer les vraies priorités
• Se consacrer à d’autres priorités grâce à la délégation

• La formation allie théorie et pratique pour des mises en situation et des échanges constructifs entre stagiaires et formateur.

 

• Le stagiaire repart de la formation avec un livret de formation, véritable guide opérationnel, qui reprend les points clés du stage.

 

• Entrainement à partir des situations professionnelles des participants.

 

• Une hotline disponible durant 1 mois à l’issue de la formation, afin que nos formateurs puissent répondre aux questions des participants !

 

• Public de cadres / managers

• En début de formation, des objectifs de progrès sont formulés par les participants, et repris en fin de formation pour évaluation.
• Évaluation des acquis : Selon le contenu de la formation suivie : quiz, exercices pratiques, mises en situation et jeux de rôles....soit sur papier, soit par voie numérique.
• Évaluation de la satisfaction : À chaud, à l'issue du stage soit sur papier, soit par voie numérique.

• Toutes nos salles sont ergonomiques et adaptées à l’accueil du public
• Elles sont également accessibles aux personnes en situation de handicap. Dans ce cas nous contacter
• Collation et café offerts 

• Auto diagnostic de la gestion du temps individuelle et collective de chaque participant
• Présentation d’outils de planification, apports méthodologiques du formateur, élaboration d’un plan d’action
• Échanges d’expériences, brainstorming, travaux et réflexions personnelles, exercices d’analyse, cas pratiques (mind-map), travaux en sous-groupes
• Utilisation d’outils (système PODAC, 5S, diagramme de Gantt, tableau des responsabilités…)
• Création d’outils en accord avec les besoins des participants
• Nos formateurs sont des professionnels et/ou des experts dans leur domaine : ils utilisent des méthodes et outils appropriés aux formations professionnelles continues, et adaptent leur pédagogie au public accueilli. Pour ce faire, ils utilisent le vécu des participants et les échanges sur leurs expériences
• Synthèse à la fin de chaque journée avec expression des participants

• Aucun prérequis n’est nécessaire pour suivre cette formation.